Digitale Archivierung
Wir machen Ihre Dokumente digital – sicher, zuverlässig und bereit für die Zukunft.
In einer zunehmend digitalen Welt wird die Verwaltung von Papierbergen zur echten Belastungsprobe. Ob Städte, Gemeinden, Kreisverwaltungen oder Unternehmen – wir sind Ihr verlässlicher Partner für einen reibungslosen Übergang zum papierlosen Arbeiten.
Wir überführen Ihre Dokumente in moderne digitale Dateiformate und bereiten sie präzise für Ihr revisionssicheres Archiv vor. Das Ergebnis: Sie reduzieren den Aufwand für die Suche und Verwaltung von Papierdokumenten drastisch, sparen wertvolle Zeit und schaffen neue Ressourcen für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Unsere Leistungen im Detail
- Vielseitige Digitalisierung: Professioneller Scan von Personalunterlagen, Buchhaltungsdokumenten, Bauunterlagen und vielem mehr bis zum Großformat DIN A0.
- Zukunftssichere & flexible Formate: Mit dem Archivstandard PDF/A schaffen wir die perfekte Grundlage für Ihre revisionssichere Archivierung. Für spezielle Anforderungen bieten wir Ihnen volle Flexibilität und verschiedene Dateiformate zur Auswahl an.
- Volltextsuche dank OCR: Finden statt Suchen! Durch optische Zeichenerkennung (OCR) greifen Sie in Sekundenschnelle auf exakte Inhalte und Punkte in Ihren Dokumenten zu.
- Schneller Dokumentenzugriff: Finden und verwalten Sie all Ihre Unterlagen zentral und digital – von jedem Arbeitsplatz aus.
- Zeit- und Platzersparnis: Weniger Papier im Büro bedeutet mehr Raum für Neues und spürbar optimierte Arbeitsabläufe.
- Individuelle Lösungen: Wir passen unsere Prozesse, Formate und Übertragungswege exakt an Ihre bestehenden Anforderungen und internen Abläufe an.
- Flexibler Verbleib: Auf Wunsch erhalten Sie alle Originaldokumente nach der Digitalisierung ordnungsgemäß zurück.
Gestalten Sie Ihre Verwaltung und Ihr Unternehmen zukunftssicher. Starten Sie jetzt in Ihre digitale Zukunft!
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Verwaltung oder Ihr Unternehmen.
Höchste Sicherheit, Datenschutz und flexibler Transfer
Der Schutz Ihrer Daten steht für uns an oberster Stelle. Wir besitzen ein strenges Datenschutzkonzept und arbeiten konsequent nach diesen Richtlinien. Ihre vertraulichen Unterlagen sind bei uns in sicheren Händen.
Auch bei der Bereitstellung überlassen wir nichts dem Zufall:
- Sicherer Cloud-Transfer: Standardmäßig übertragen wir Ihre digitalisierten Daten hochsicher über die Cloud und nutzen hierfür die zertifizierte Business-Lösung DRACOON.
- Maximale Flexibilität: Grundsätzlich arbeiten wir aber auch genauso gerne mit einer Cloud-Lösung, die Sie uns von Ihrer Seite zur Verfügung stellen.
Bildergalerie
Qualität, auf die Sie sich verlassen können
Qualität ist für uns kein einzelner Prüfschritt, sondern Anspruch an jeden Arbeitsschritt. In unseren Werkstätten arbeiten wir präzise, sorgfältig und mit einem hohen Bewusstsein für die Anforderungen unserer Kunden.
Als ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen setzen wir auf klar definierte Prozesse, kontinuierliche Kontrollen und eine konsequente Weiterentwicklung unserer Abläufe. Unsere Beschäftigten und Mitarbeitenden bringen dabei Erfahrung, Fachwissen und Verantwortungsbewusstsein in jeden Auftrag ein.
So stellen wir sicher, dass unsere Produkte zuverlässig unseren hohen Qualitätsstandards entsprechen – und unsere Kunden sich auf uns verlassen können.
Ihr Vorteil: Ausgleichsabgabe sparen
Unternehmen mit mindestens 20 Arbeitsplätzen sind verpflichtet, einen bestimmten Anteil ihrer Arbeitsplätze mit Menschen mit Behinderung zu besetzen. Wird diese Quote nicht erfüllt, fällt eine Ausgleichsabgabe an. Aufträge an die Werthmann-Werkstätten können unter bestimmten Voraussetzungen auf die Ausgleichsabgabe angerechnet werden.
So sparen Sie Ausgleichsabgabe und übernehmen gleichzeitig soziale Verantwortung.
Häufige Fragen
In welchen Formaten und wie erhalten wir unsere digitalisierten Dokumente?
Standardmäßig erhalten Sie Ihre Digitalisate im PDF/A-Format, das besonders sicher gegen Veränderungen ist und sich ideal für die OCR-Volltextsuche eignet. Für spezielle Dokumente wie Baupläne, stellen wir Ihnen auch andere gängige, archivgeeignete Dateiformate zur Verfügung. Die Bereitstellung erfolgt sicher über eine Cloud – entweder über unseren Partner DRACOON oder über eine von Ihnen bereitgestellte Cloud-Lösung.
Was passiert nach der Digitalisierung mit unseren Originaldokumenten?
Das entscheiden Sie selbst: Wir können Ihre Akten bis zu einem halben Jahr zwischenlagern oder Ihnen die Originale vollständig zurückgeben. Um eine doppelte und ineffiziente Aktenführung zu vermeiden, empfehlen wir in der Regel die datenschutzkonforme Vernichtung inklusive Entsorgungsnachweis durch unsere Arbeitsgruppe eXakt.
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Kölner Straße 1
57399 Kirchhundem-Welschen Ennest